Личные дела в архив

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены. Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата. В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей ст.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Личные дела уволенных сотрудников

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся. Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле.

Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома. Личное дело — закрытый от посторонних документ.

Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам. Как составить внутреннюю опись — образец Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов.

Страницы описи не входят в сплошную нумерацию. В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату. Образец заполнения описи номер по журналу учёта личных дел; индекс документа — согласно номенклатуре; дата принятия документа в дело; примечание.

Оформление после увольнения сотрудника Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель , где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц.

Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы.

В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив. Бланк внутренней описи находится здесь. Порядок учёта и хранения документов в организации Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы: Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату.

К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок. Особенности хранения персональных дел Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам.

Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров. Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник.

С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления.

Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта. Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании.

Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников. Распечатать Я веду собственное дело и понимаю, как непросто решиться на открытие фирмы.

Поэтому создаю информативные статьи о бизнесе, которые помогают вникнуть в суть организации процесса. А в качестве хобби пишу о путешествиях, животных, а также о работе различных гаджетов и компьютерных программ.

Оцените статью:

Хранение личных дел уволенных работников

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т.

Готовим документы к хранению

Классический вариант передачи состоит в формировании документов каждого личного дела в отдельности. Предполагается, что если на каждого работника заводится личное дело, то оно таким же образом передается в архив организации при его увольнении. После увольнения работника при подготовке личного дела к передаче в архив необходимо провести экспертизу ценности документов личного дела, изъять документы временного срока хранения, если таковые есть в личном деле. Например, как показывает практика, в личном деле иногда хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, личных карточек персонифицированного учета, приказов о предоставлении отпусков и др. Все это — документы временного хранения, которые должны быть изъяты из личных дел при проведении экспертизы ценности документов. В то же время если по решению лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в личном деле содержатся договоры контракты с работником, то при проведении экспертизы ценности документов они не изымаются, несмотря на то что срок хранения их составляет 3 года после истечения срока действия договора контракта. Напомним, что только контракты с госслужащими имеют срок хранения 75 лет.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Кадры Как правильно сформировать личное дело работника Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. Полозкова Майя Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Передаем дела в архив по всем правилам

Хранение личных дел уволенных работников Актуально на 3 августа Уничтожение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, возможно только по прошествии минимальных сроков хранения. Для соблюдения регламента кадрового делопроизводства работодателем создается архив личных дел уволенных работников. Законодательно установлено правило по обособленному хранению бумажных формуляров с привязкой к номенклатуре дел. Принцип формирования архивных подборок основывается не на персональных данных физических лиц, а на датах издания приказов. Как обеспечить сохранность личных дел Ежегодно изданные кадровые приказы раскладываются по номерам и прошиваются. К подборкам распоряжений прикладываются описи.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать?

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска. Формирование дел Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос. Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос. В частности: А если в личном деле есть ксерокопии разных личных документов - их оставить, или выбросить? Б в личных делах можно помещать карточки Т-2? В можно в качестве обложки оставить обычный лист А4, или нужно обязательно обложку делать из плотной бумаги и как-то делать корешок и оформлять его?

Каков порядок формирования личных дел для сдачи в архив? Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. Обязательное ведение личных дел, например, установлено законодательством в отношении государственных и муниципальных служащих ст. Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от Закон N ФЗ не обязывает частные организации создавать свои архивы п. Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от

Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников? Ответим на вопросы и приведем образцы нужных документов. Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно.

Анастасия 14 01 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, работник был уволен и личное дело передано в архив, через год он снова принимается на работу, на него заводится новое личное дело или изымается из архива старое? Если дело уже обработано и передано в архив, то надо заводить новое личное дело. Но личное дело госслужащего продолжают, например, заводят том 2, чтобы не расшивать. Дмитрий 12 11 Заводится новое дело Имя 19 05 Подскажите, пожалуйста, работник был уволен и личное дело передано в архив, через год он снова принимается на работу, на него заводится новое личное дело или изымается из архива старое? Обычно заводится новое личное дело. Лилия 22 01 Добрый день! Занимаюсь сдачей в архив документов по личному составу. Возник вопрос:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 7
  1. taitregsu1974

    Мощный удар под дых.

  2. Александра

    Ждем видео как вести себя на зоне

  3. Горислава

    Спасибо за инфу и подачу на позитиве)))

  4. Оксана

    Пги юле такого не будет 😁

  5. denstasy68

    ЗвонЯт, а не звОнят! Юггист.

  6. geotanhandchris

    Конечно всех и вас Тарас тоже с наступающим новым годом,прикалывает то как президент нынешний и прошлые поздравляли: дорогие друзья,этот год был тяжёлым для всех нас мы пережили много испытаний реформ и т.д.вот в прошлом году всё наладится и все будут жить как в шоколаде.Я хочу сказать это просто бред и смех,не смотрите я уже давно не смотрю поздравление наших презиков,а бухайте веселитесь и просто отдыхайте в новогоднюю ночь.Всех граждан и гражданок Украины с Новым Годом!

  7. Варлаам

    Пусть этот автор идёт на х. Мрази.уже не знают как народ на колени поставить.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных